Vaihtuuko yrityksesi tilikausi? Useimmilla yrityksillä tilikausi päättyy yhdessä kalenterivuoden kanssa. Tilikauden vaihtuessa tulee hieman enemmän ajateltavaa myös kirjanpidon osalta. Nämä asiat tulee huomioida, kun vanha tilikausi päättyy ja uusi alkaa:
- Tositteet
- Ajopäiväkirja ja matkakulut
- Inventaario
- Työhuonevähennys
- Lainat
- Sijoitukset
- Mahdolliset muutokset yrityksen toiminnassa
- Kokousten pöytäkirjat
- Tilintarkastus
Tositteet
Tarkista, oletko muistanut toimittaa kaikki yrityksesi päättyneen tilikauden tositteet. Näitä tositteita on aikaa toimittaa vielä 30 päivän ajan tilikauden päättymisen jälkeen.. Jos joku kuitti löytyy taskun pohjalta vielä senkin jälkeen, jää se valitettavasti kirjanpidon ulkopuolelle.
Ajopäiväkirja ja matkakulut
Kävitkö tilikauden aikana työmatkoilla? Työmatkoista saat vähentää verotuksessa työmatkakulujasi.
Työmatkat omalla autolla. Saat ajetuista työmatkakilometreistä kilometrikorvausta verottajan vahvistaman verovapaan kilometrikorvauksen verran (vuonna 2023 se oli 0,53 €/km). Korvauksen saamisen ehtona on, että pitää joko ajopäiväkirjaa tai antaa muun riittävän selvityksen työmatka-ajoista. Ajopäiväkirjasta tai muusta selvityksestä tulee selvitä vähintään seuraavat asiat:
- Kuinka paljon kyseisellä autolla on ajettu kokonaisuudessaan vuoden aikana?
- Päivät ja kellonajat, jolloin matkat on tehty.
- Mistä mihin on ajettu?
- Matkan tarkoitus
Työmatkat julkisilla. Matkaliput työmatkoista ovat suoraan vähennyskelpoisia kirjanpidossa.
Osa- ja kokopäivärahat. Mikäli kävit työmatkalla vähintään yli 15 km päässä yrityksesi toimipisteestä, olet oikeutettu päivärahoihin. Yli 6 tunnin kestoisesta matkasta saa osapäivärahaa (vuonna 2023 se oli 22 €) ja yli 10 tunnin kestoisesta matkasta kokopäivärahaa (vuonna 2023 se oli 48 €). Poikkeuksena ovat verottajan erityisaloiksi luokittelemat alat esim. rakennus- maanrakennus- ja metsäala, jotka eivät ole aina oikeutettuja päivärahoihin, mutta saavat vähentää verotuksessa sen sijaan ateriakorvauksia. Lisätietoa erityisalojen matkakorvauksista saat verottajan sivuilta.
Työmatkoiksi lasketaan yrityksesi toimipisteestä tehdyt matkat, mutta ei kodin ja toimipisteen välisiä matkoja, sillä ne saa vähentää omalla henkilökohtaisella veroilmoituksella.
Inventaario
Myykö yrityksesi tavaraa tai valmistaako se tuotteita myyntiin? Jos kyllä, yrityksellä on varasto. Varastolle tehdään inventaario tilikauden päätteeksi. Inventaarion ideana on selvittää, minkä arvoinen varastosi on, ja mitä se sisältää. Tilinpäätökseen tulee varaston tilanne tilikauden viimeisenä päivänä.
Näin teet inventaarion
Inventaario aloitetaan laskemalla kaikki varastossa tilikauden viimeisenä päivänä olleet tavarat, aineet ja tarvikkeet ja erittelemällä ne riittävällä tarkkuudella. Mikä on riittävä tarkkuus? Siihen ei ole yhtä oikeaa vastausta, mutta inventaariota tehdessä tulee käyttää ohjeena oleellisuusperiaatetta. Oleellisuusperiaate tarkoittaa sitä, että inventaario tehdään niin tarkasti, että se antaisi riittävän oikean kuvan yrityksesi varaston arvosta ja sisällöstä. Ihan joka nappia ja naulaa ei siis ole yleensä järkevää laskea erikseen, kun niiden rahallinen arvo ei juurikaan muuta koko varaston arvoa.
Kun tavarat, aineet ja tarvikkeet ollaan saatu laskettua ja luetteloitua, aletaan laskea varastolle rahallista arvoa. Arvo saadaan etsimällä ostolaskuista verottomia hintoja kullekin tuotteelle. Hinta samalle tuotteelle kuitenkin yleensä jonkin verran vaihtelee vuoden aikana, joten mikä hinta on oikea hinta? Oikea hinta päätetään sen mukaan mitä arvostusperiaatetta haluat varastosi arvon määrittämisessä käyttää. Voit käyttää jotain näistä arvostusperiaatteista:
- FIFO (first in first out) -periaate: tuote, joka on ensimmäisenä ostettu on myös ensimmäisenä myyty. Näin ollen varastossa olevan tuotteen hinta on se, mikä näkyy viimeisimmässä laskussa.
- LIFO (last in first out) -periaate: tuote, joka on viimeisenä ostettu on ensimmäisenä myyty. Näin ollen varastossa olevan tuotteen hinta on se, mikä näkyy tilikauden ensimmäisessä laskussa.
- Keskihintaperiaate: katsotaan tuotteen hinta kaikista tilikauden laskuista ja lasketaan näistä hinnoista keskiarvo, jota käytetään tuotteen hintana inventaariossa.
Muista mainita kirjanpitäjällesi, mitä näistä arvostusperiaatteista käytit inventaariota tehdessäsi.
Entä jos tavara on mennyt pilalle? Silloin sen rahallinen arvo on 0 €, eikä sitä lasketa mukaan inventaarioon.
Silloin kun valmistat tuotteita itse, on valmiin tuotteen hinta inventaariossa vähintään siinä käytettyjen materiaalien yhteenlaskettu hinta. Mikäli valmistat tuotteita vain tilauksesta, tarvikkeesi eivät ole varasto vaan normaali osto. Lisäksi jos varaston kokonaisarvo on vähäinen, inventaario voidaan jättää tekemättä.
Lopuksi kerrotaan kunkin tuotteen hankintahinnat kappalemäärillä ja lasketaan ne kaikki yhteen. Tässä meillä on varaston arvo, joka tulee näkymään tilinpäätöksesi taselaskelmalla. Inventaario viimeistellään yrittäjän omalla allekirjoituksella, jolla yrittäjä vakuuttaa tehdyn inventaarion tiedot oikeiksi. Muistithan kirjoittaa inventaarioosi myös päivämäärän, jonka päivän tilanteen tämä inventaario kertoo?
Työhuonevähennys
Teetkö töitä kotona? Mikäli teet, olet oikeutettu työhuonevähennykseen verotuksessa. Työhuonevähennyksen saat vähentää vain kerran. Jos teet kotona töitä sekä palkkatöistä että yrittäjänä, saat vähentää työhuonevähennyksen vain yhden kerran joko yrityksesi veroilmoituksella tai henkilökohtaisella veroilmoituksellasi. Työhuonevähennyksen saa vähentää silloinkin vain kerran, jos sinulla on useampi yritys. Lisätietoja työhuonevähennyksestä löytyy täältä.
Lainat
Onko yritykselläsi lainoja? Jokaisesta yrityksen antamasta ja ottamasta lainasta ja osamaksusopimuksesta tarvitaan tilinpäätöstä varten saldotodistus, josta näkyy kuinka paljon maksettavaa tai saatavaa on jäljellä tilikautesi viimeisenä päivänä. Näin lainatiedot saadaan oikein tilinpäätökseen. Saldotodistus täytyy usein tilata erikseen.
Sijoitukset
Onko yritykselläsi rahaa sijoitettuna? Kaikista sijoituksista tarvitaan tilinpäätöstä varten tieto, minkä arvoisia ne ovat tilikautesi viimeisenä päivänä.
Muutoksia yrityksen toiminnassa
Onko yrityksesi toiminnassa tapahtunut jotain muutoksia päättyneellä tilikaudella tai onko sinulla suunnitelmia isoista muutoksista kuluvalla tilikaudella? Pidäthän kirjanpitäjäsi näistä muutoksista ajan tasalla, jotta hän osaa ottaa ne tarvittaessa huomioon tilinpäätöstä tehdessä.
Kokousten pöytäkirjat
Onko sinulla osakeyhtiö? Silloin sinulla on myös kokouksia. Kun tilinpäätös on valmis, tulee se vielä vahvistaa kokouksissa. Hallituksen kokous tekee ehdotuksen tilikauden voiton tai tappion käyttämisestä sekä siitä, jaetaanko osinkoa vai ei. Yhtiökokous sitten päättää nämä asiat vielä ja myöntää hallitukselle tili- ja vastuuvapauden. Veroilmoitusta varten tarvitaan vähintään yksi hallituksen kokouksen pöytäkirja ja yksi yhtiökokouksen pöytäkirja.
Tilintarkastus
Kirjanpitäjäsi tarvitsee tiedon siitä, kuka on yrityksesi tilintarkastaja, jotta tilintarkastus voidaan suorittaa.