“Mitä kirjanpidossa saa vähentää ja mitä ei?” on kysymys, jonka kirjanpitäjä kuulee usein. Siihen ei ole kuitenkaan yksiselitteistä vastausta. Vastaus riipuu hyvin paljon siitä, mitä yritys tekee. Tässä blogitekstissä käydään läpi muutamia perusperiaatteita, joihin me kirjanpitäjät nojaamme vähennyskelpoisuutta mietittäessä.
Mitä tarkoitetaan vähennyskelpoisuudella?
Lähdetään liikkeelle siitä, mitä ylipäätään tarkoitetaan vähennyskelpoisuudella verotuksessa. Vähennyskelpoisuuksia on kahdenlaista: kulu voi olla vähennyskelpoinen tuloverotuksessa ja/tai arvonlisäverotuksessa. Tuloverotuksessa taas kulu voi olla vähennyskelpoinen joko yrityksen verotuksessa tai henkilökohtaisessa verotuksessa. Vaikka jokin kulu ei ole vähennyskelpoinen yrityksen tuloverotuksessa, voi se olla vähennyskelpoinen henkilökohtaisessa verotuksessa. Pääsääntönä on, ettei samaa kulua voi vähentää kahteen kertaan, vaan se kuuluu joko henkilökohtaisen verotuksen piiriin tai yrityksen verotuksen piiriin. Toinen vähennyskelpoisuus on vähennyskelpoisuus arvonlisäverotuksessa. Mikäli kulu ei ole vähennyskelpoinen arvonlisäverotuksessa, voi se silti olla vähennyskelpoinen tuloverotuksessa. Jos kulu ei taas ole vähennyskelpoinen tuloverotuksessa, se ei ole vähennyskelpoinen arvonlisäverotuksessakaan.
Suoraan ja epäsuoraan myyntiin liittyvät kulut
Yleisesti vähennykset verotuksessa kuuluvat sille tulolle vähennykseksi, minkä hankkimiseksi kulu on syntynyt. Vähennyskelpoisuus kirjanpidossa on käytännössä sama asia kuin vähennyskelpoisuus verotuksessa. Verottajan lait ja säädökset määrittävät, mitkä kulut voidaan hyväksyä kirjanpitoon. Jotta me kirjanpitäjät voimme varmistua kulujen kohdistumisesta juuri yritystulolle, saatamme toisinaan kysellä, miten tämä kulu liittyy yritystoimintaasi.
Helpoiten yritystoiminnassa vähennyskelpoisiksi ymmärretään suoraan myynteihin liittyvät kulut. Näitä ovat ostot tai palveluita myytäessä alihankinta- tai palkkakulut. Nämä ovat sellaisia kuluja, joiden yhteys myyntiin on suora. Myyntiä ei tule, jos ei ole ensin ostanut jotain myytävää tai palkannut työntekijää.
Sitten tulevat ne kulut, joiden yhteys myyntiin on epäsuora, mutta jotka mahdollistavat yrityksen toiminnan. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi toimitilojen vuokrakulut, markkinointikulut, kirjanpitokulut, puhelinkulut, nettikulut jne. Näissä epäsuorissa kuluissa täytyy olla jo huomattavasti tarkempi verrattuna suoriin kuluihin. Syntyisikö tätä kulua muutenkin vaikka yritystoimintaa ei olisi? Jos kulu syntyisi ilman yritystäkin, silloin kyse on usein normaaleista elinkustannuksista, joita ei saa vähentää yrityksen kirjanpidossa eikä aina henkilökohtaisessakaan verotuksessa.
Yhtiömuodon vaikutus vähennettäviin kuluihin
Kulujen vähennyskelpoisuuteen vaikuttaa myös yhtiömuoto. Esimerkiksi toiminimiyrittäjä ei ole verotuksen näkökulmasta yrityksen työntekijä eikä nosta palkkaa vaan yritystuloa. Näin ollen toiminimiyrittäjä ei voi vähentää samoja kuluja kuin osakeyhtiön osakas, joka on oman yrityksensä palkkalistoilla ja rinnastetaan siitä syystä työntekijöihin. Toiminimiyrittäjä ei voi useinkaan vähentää kirjanpidossaan henkilökuntaan liittyviä kuluja, etenkään silloin jos yrityksessä ei ole muita työntekijöitä yrittäjän lisäksi. Sen sijaan osakeyhtiössä henkilökuntaan liittyvät kulut saattavat olla vähennyskelpoisia silloinkin, kun yrityksessä työskentelee vain osakkaita.
Paljon on vielä sellaisiakin kuluja, jotka voivat olla vähennyskelpoisia vain kohtuullisissa määrin tai vain osittain vähennyskelpoisia. Tällaisia kuluja ovat esimerkiksi edustuskulut tai työvaatteet.
Tilaa tulkinnalle
Erilaisia verottajan sääntöjä vähennyskelpoisuuteen verotuksessa on melkeinpä yhtä paljon kuin erilaisia kulujakin. Näin ollen ei ole helppoa pysyä täysin tietoisena kaikista pykälistä. Lisäksi osa pykälistä mahdollistaa paljon tulkinnanvaraa. Tästä syystä joku kirjanpitäjä saattaa hyväksyä vähennyskelpoiseksi jotain sellaista mitä toinen kirjanpitäjä taas ei hyväksyisi. Lopullisen tarkistuksen vähennyskelpoisuuksiin tekee verotarkastaja, mikäli tällainen verotarkastus osuu kohdalle. Verotarkastuksessa selvitetään muun muassa, onko verolainsäädäntöä noudatettu. Verotarkastus voi osua kenen tahansa verovelvollisen kohdalle.
Kulujen vähennyskelpoisuuksia mietittäessä saatetaan päätyä siihen, että yrittäjä on eri mieltä vähennyskelpoisuudesta kuin kirjanpitäjä. Mikäli vähennyskelpoisuus on tulkinnanvaraista, voi kirjanpitäjä joustaa yrittäjän mielen mukaisesti. Jos taas vähennyskelpoisuudessa ei ole tulkinnan varaa, ei kirjanpitäjä voi kirjata vähennyskelvotonta kulua vähennyskelpoiseksi kirjanpidossa. Muuten hän tekisi kirjanpitorikoksen.
Valitettavasti kulujen vähennyskelpoisuudesta saatetaan joskus saada isokin riita aikaan kirjanpitäjän kanssa. Erityisesti silloin kannattaa pysähtyä miettimään kyseisen kulun vaikutuksen suuruutta verotukseen. Ei liene järkevää ajankäyttöä keneltäkään jäädä pohtimaan 100 euron takin vähennyskelpoisuutta silloin kun yrityksen liikevaihto pyörii yli 100 000 euron vuodessa. Kannattaa siis keskittyä olennaiseen ja isoon kuvaan pikkuasioihin takertumisen sijaan.
Kirjoittaja: Marianna Pere