Kirjanpito on ulkoistettu tilitoimistolle, mutta hommat eivät suju. Kuulostaako tutulta? Jos vastasit kyllä, tästä blogitekstistä voit löytää ongelman syyn sekä ratkaisun siihen.
Toimeksiantosopimus
Aloitetaan ihan alusta. Teitkö tilitoimistosi kanssa toimeksiantosopimuksen vai aloititteko yhteistyön ilman sitä? Oliko toimeksiantosopimus niin pitkä ettei sinulla ollut aikaa perehtyä siihen, ja nyt sinulla ei ole hajuakaan siitä, mitä olette sopineet?
Toimeksiantosopimus on siitä hyvin tärkeä paperi, että se määrittää tarkasti sen, mitä tilitoimisto tekee ja mitä yrittäjän tulee tehdä itse. Lisäksi siihen on kirjattu, kenellä on vastuu kussakin tapauksessa. Yhteistyö tilitoimiston kanssa voi aluksi sujua hienosti ilman toimeksiantosopimustakin, mutta usein homma karahtaa kiville ensimmäisten ongelmien ilmaannuttua.
Jos et ole tehnyt minkäänlaista toimeksiantosopimusta tilitoimistosi kanssa, niin tee se viipymättä. Asioista on helpointa sopia silloin, kun ongelmia yhteistyössä ei vielä ole. Mikäli sinulta taas löytyy toimeksiantosopimus, jonka sisällöstä sinulla ei ole mitään hajua, niin siinä on oivallinen dokumentti iltalukemiseksi. Voi olla, että pelkkä toimeksiantosopimuksen lukeminen vastaa moneen esille tulleeseen kysymykseen yhteistyöstä tilitoimistosi kanssa.
Vastuu
Kenen on vastuu kirjanpidosta ja kuka vastaa siitä, miten yrityksellä menee? Vastuu kirjanpidosta ja yrityksen toiminnasta on aina yrittäjällä itsellään. Näistä vastuista ei pääse eroon edes silloin, kun on ulkoistanut kirjanpidon tekemisen tilitoimistolle. Tilitoimisto vastaa vain siitä, että se hoitaa puolestasi ne asiat, jotka toimeksiantosopimuksessa on tilitoimistolle ulkoistettu hoidettaviksi.
Joskus yrittäjä olettaa tilitoimiston olevan vastuussa siitä, että rahat yrityksen tilillä riittävät kaikkiin maksuihin. Toisinaan näkee myös sitä, ettei tilitoimisto tee työtänsä ajallaan sovitun mukaisesti, jolloin yrittäjä joutuu esimerkiksi maksamaan verojen viivästysseuraamuksia.
Vastuukysymykset eivät ole makuasioita. Vastuut määräytyvät lakien mukaan, eikä niistä voida sopia toisin edes toimeksiantosopimuksella. Kukin on vastuussa vain omasta liiketoiminnastaan ja siitä, että tekee sen mitä lupaa. Vastuukysymysten karikot välttää siksi vain siten, että ottaa omista vastuistaan selvää ja vastaa niistä.
Luottamus
Luottamus on ehdoton edellytys yhteistyölle. Jos et luota, että tilitoimistosi hoitaa kirjanpitoasi oikein ja lakien mukaisesti, sinulla on velvollisuus vaihtaa tilitoimistoa. Vastaavasti jos tilitoimisto ei voi luottaa yrittäjään, joutuu tilitoimisto miettimään toimeksiantosopimuksensa irtisanomista.
Luottamuksen kanssa ongelmia on yleensä seuraavissa asioissa:
- Et luota siihen, että kirjanpitäjäsi tekee kirjanpidon ajallaan tai että kirjanpito on oikein ja lainmukaisesti tehty.
- Kirjanpitäjäsi ei luota siihen, että sinä toimitat kirjanpitoon vain ne tositteet, jotka liittyvät yritystoimintaasi, tai että toimitat kaikki yrityksen toimintaan liittyvät tositteet.
Luottamusta joko on tai sitä ei ole. Jotta säilytämme luottamuksen, tulee meidän olla luottamuksen arvoisia. Luottamuksen syntymistä helpottaa se, että asioista keskustellaan suoraan ja avoimesti. Pidämme Mariannan Tilissä erityisen tärkeänä sitä, että kirjanpitäjä kertoo yrittäjälle jokaisesta sellaisesta kuitista, joita ei voida verotuksessa vähentää sekä syyn siihen, miksi niin ei voida tehdä. Kirjanpitäjä puolestaan toivoo saavansa yrittäjältä riittävän ja luotettavan selvityksen yrityksen toimintaan liittyvistä tositteista sekä siitä, miten ne liittyvät hänen yrityksensä liiketoimintaan.
Luottamusta yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä lisää myös se, että kirjanpito on molempien saatavilla ja tarkastettavissa koska tahansa. Sähköinen taloushallinto onneksi mahdollistaa sen.
Aikataulut
Yrityksillä Suomessa on valtava määrä kaikenlaisia lakisääteisiä aikatauluja, jotka ovat pääasiassa verottajan määrittelemiä. Lakisääteisten aikataulujen lisäksi on vielä kaikenlaisia sopimuksissa määriteltyjä aikatauluja. Hyvin monessa aikataulussa niiden noudattamatta jättämisestä määrätään jonkinlaisia viivästysseuraamuksia. Koska aikatauluja on paljon ja niillä on seuraamuksia, ne aiheuttavat yleisimmin ongelmia yrittäjän ja tilitoimiston välisessä yhteistyössä.
Aikataulujen kanssa voi olla ongelmia seuraavissa asioissa:
- Yrittäjä ei toimita tiliotteitaan ja tositteitaan ajallaan.
- Yrittäjä ei maksa tilitoimiston laskuja ajallaan.
- Tilitoimisto ei tee kirjanpitoa ja tilinpäätöstä ajallaan.
Toisinaan yrittäjä saattaa olettaa, että kirjanpitomateriaalin voi toimittaa tilitoimistolle vasta verohallinnon määräpäivään mennessä. Näin asia ei kuitenkaan ole, sillä tilitoimistolla menee oma aikansa kirjanpidon tekemiseen. Jos siis yrittäjä toimittaa tositteet vasta arvonlisäveron viimeisenä ilmoitus- ja maksupäivänä, niin on hyvin epätodennäköistä, että tilitoimisto ehtii tehdä kirjanpidon ja alv-ilmoituksen ajallaan.
Aikatauluista onkin hyvä sopia jo toimeksiantosopimuksessa, esimerkiksi mihin päivään mennessä tulee toimittaa tositteet tilitoimistolle jne. Sopimuksessa määritelty aikataulu ratkaisee myös sen, kummalla on vastuu mahdollisesta viivästymisestä ja sen seuraamuksista.
Joskus yrittäjä saattaa kokeilla, tekisikö kirjanpitäjä ilmaista työtä ja jättää laskunsa syystä tai toisesta maksamatta. Pienenä säästövinkkinä sanottakoon, että tilitoimiston lasku on viimeinen lasku, jonka yrittäjän kannattaa jättää maksamatta. Laskun maksamatta jättämisestä ei tule vain tilitoimiston viivästysseuraamukset vaan lisäksi verottajan viivästysseuraamukset, kun tilitoimisto ei ole tehnyt työtä yrittäjän puolesta.
Materiaalit
Entä jos kirjanpitomateriaali on toimitettu ajallaan, mutta mitään ei silti tapahdu? Silloin ongelma saattaa löytyä itse materiaaleista.
Materiaaleissa kirjanpitäjille harmaita hiuksia eniten aiheuttaa seuraavat:
- Osa kirjanpitomateriaalista puuttuu tai ne ovat puutteellisia.
- Kirjanpitoon tuodaan myös sellaisia kuitteja, jotka eivät kuulu yrityksen toimintaan joko kokeilumielessä tai tietämättömyydestä johtuen.
- Materiaali on kyllä toimitettu, mutta paperit ovat sekaisin, tai sähköiset materiaalit löytyvät toiset sieltä ja toiset täältä eikä kirjanpitäjälle ole kerrottu, mistä ne löytyvät.
- Erityisesti sähköisessä kirjanpidossa ongelmaksi muodostuu usein se, ettei materiaalia pysty lukemaan liian sumean kuvan tai väärän tiedostomuodon takia.
- Paperisessa kirjanpidossa päänvaivaa aiheuttavat, kuitit jotka ovat niin epäselvästi kirjoitettu, rikkinäisiä tai likaisia, ettei niistä saa mitään selvää.
Tositteiden toimittamisesta olen kirjoittanut yrittäjän avuksi oman blogitekstin: Mitä tositteita kirjanpitoon tarvitaan.
Virheet
Virheitä ei halua tehdä kukaan, mutta niitä ei voi aina välttää. Olen huomannut, että kirjanpitäjän tai palkanlaskijan virheisiin suhtaudutaan erityisen armottomasti. Kuitenkin kirjanpitäjä ja palkanlaskija ovat ihmisiä hekin. Virheet itsessään eivät vielä ole ongelmia. Niistä muodostuu ongelmia vasta seuraavista syistä:
- yrittäjä tai kirjanpitäjä ei korjaa tekemiään virheitä
- löydetyistä virheistä ei kerrota
- virhettä ei anneta anteeksi edes korjauksen jälkeen
Tilitoimiston ja yritysten harteilla on valtava määrä erilaisia lakeja ja säädöksiä, joita tulisi noudattaa. Niiden suuresta määrästä johtuen sekä niiden alati muuttuessa ei ole aina mahdollista pysyä kärryillä kaikessa lainsäädännössä. Virheitä syntyy siis väistämättä ennemmin tai myöhemmin. Kun virhe havaitaan, tulisi siitä ilmoittaa aina viipymättä virheen tehneelle, jotta hänellä on mahdollisuus korjata se.
Joskus ongelma on siinä, että se mikä on toisen mielestä virhe ei ole sitä toisen mielestä. Tällaisessa tilanteessa tulisi perustella, miksi se asia, minkä toinen näkee virheenä ei ole sitä tai toisinpäin. Selvityksen liitteeksi voi laittaa myös sen lakipykälän, johon perustaa oman näkemyksensä.
Entä jos virheitä ei unohdeta? Joskus toivoisin yrittäjän näkevän myös kirjanpitäjänsä vain ihmisenä. Sellaisena joka ei aina pysty olemaan virheetön, vaikka huolellisuuteen kaikin tavoin pyrkiikin. Anteeksiantamattomuus syö valtavasti energiaa eikä sitä voi suositella kenellekään missään asiassa. Jatkuva virheistä muistuttelu lisäksi edesauttaa uusien virheiden syntymistä. Jokaisella on varmasti kokemusta, että tällaisen ihmisen kohdalla alkaa jännittämään virheiden tekemistä jo valmiiksi ja jännittyneenä ei kykene ajattelemaan yhtä selkeästi kuin normaalisti.
Yhteydenpito
Yhteistyö ei onnistu ilman yhteydenpitoa. Se ei kuitenkaan aina ole ongelmatonta.
Yhteydenpidossa yleisimmät ongelmat ovat:
- Kirjanpitäjää tai yrittäjää ei saa kiinni riittävän nopeasti tai ei lainkaan.
- Yhteydenpitotapa ei sovi toiselle. Esimerkiksi toinen haluaisi olla yhteydessä vain puhelimitse, kun taas toinen lähettelisi mieluiten sähköpostia.
- Kirjanpitäjä tai yrittäjä puhuu kuin toiselle alansa ammattilaiselle ja näin ollen toinen osapuoli ei ymmärrä mitä tarkoitetaan.
Heti aluksi olisi hyvä sopia, mikä yhteydenpitotapa on molemmille sopivin. Pelkkä yhteydenpito ei kuitenkaan riitä, jos ei saa viestiään ymmärrettävästi perille. Tulee siis olla rohkea kysymään tarkennusta, jos ei jotain ymmärrä. Hyvä lähtökohta on selittää asiat niin, että sen voi ymmärtää ilman aikaisempaa tietämystä kyseisestä aihealueesta.
Kiire on useimmille yrittäjille tuttu juttu. Tilitoimistoissakin eletään jatkuvassa aikataulupaineessa ja välillä hyvinkin kiireessä erityisesti keväisin. Kiireessä on hankalampi pitää yhteyttä. Sähköpostit saattavat hukkua ja puheluihin ei aina pääse vastaamaan ja takaisinsoitto unohtuu. Kiireisinä aikoina yhteydenpito täytyy suunnitella tarkemmin. Toimiva käytäntö on esimerkiksi aikatauluttaa sähköpostien lukeminen ja niihin vastaaminen, ettei oma varsinainen työ keskeydy niiden takia. Lisäksi on hyvä aina varmistaa, saiko toinen viestin tai muistiko puhelun, jos vastausta ei kuulu.
Lopuksi
Lopuksi palaan vielä yhteistyöhön yleisellä tasolla. Silloin kun yhteistyö kirjanpitäjän ja yrittäjän välillä ei toimi syystä taikka toisesta kumpaakin osapuolta tyydyttävällä tavalla, olisi hyvä muistaa se, että kukaan ihminen ei kykene lukemaan toisen ihmisen ajatuksia. Toinen ei voi tietää, että yhteistyö jossain kohtaa mättää, jos sinä et kerro siitä hänelle. Älä anna vain olettaa ja ymmärtää, vaan sano se. Vain silloin kun toimimaton yhteistyö otetaan asiana esille, sille voidaan myös yrittää tehdä jotain.
Miksi siis vaihtaa tilitoimistoa uuteen ennen kuin on edes yrittänyt korjata yhteistyötä nykyisen tilitoimiston kanssa? Ongelmien ottaminen esille ja niistä puhuminen on yleensä vaikeaa eikä sitä mielellään tehtäisi lainkaan. Puhuminen kuitenkin kannattaa, sillä vain puhumalla voit saada aikaan muutosta. Jos vaihdat vain tilitoimistoa sen sijaan, että käsittelisit nykyisen tilitoimistosi kanssa yhteistyön ongelmia, käy usein myös niin kuin parisuhteissa “Ei se vaihtamalla parane”. Puolet yhteistyön ongelmista kun siirtyy mukanasi myös uuteen tilitoimistoosi.
Kirjoittaja: Marianna Pere