Nyt pureudutaan budjetoinnin ihmeelliseen maailmaan. Mitä budjetointi oikeastaan edes on? Budjetointi on tulevaisuuden suunnittelua talouden näkökulmasta. Budjetoitaessa mietitään, miltä isommat tai pienemmät tulevaisuudensuunnitelmat näyttävät numeroiden valossa. Budjetointi on oikeastaan väline, joka kertoo suunnitelman toteutuskelpoisuuden. Jos jokin idea ei toimi lukuina budjetissa, on sitä mahdotonta saada toimimaan muutoinkaan. Tällaisessa tilanteessa ei silti tarvitse haudata koko ideaa, vaan ideaa muokkaamalla saadaan usein sellainen versio, joka on toteuttamiskelpoinen.
Kirjanpito ja budjetti käsi kädessä
Budjetoitaessa mietitään, paljonko tämä tulevaisuuden visio tulisi tuottamaan ja paljonko se tulisi maksamaan. Budjetoinnin kohteena voi olla koko yritys tai joku pieni osa siitä. Kirjanpito ja budjetti ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa. Kirjanpito kertoo, miten asiat ovat todellisuudessa menneet ja budjetointi kertoo, miten asiat tulevat todennäköisesti menemään jatkossa. Pystyäkseen ennustamaan tulevaisuutta, on katsottava historiaa. Tämän vuoksi ilman kirjanpitoa laadittu budjetti on huomattavasti epävarmempi kuin budjetti, joka on tehty kirjanpidon pohjalta.
Koska budjetoinnissa keskitytään yleensä enemmän kannattavuuteen, tehdään lähes aina pelkkä tulosbudjetti ja jätetään tase budjetoimatta. Kun budjetin kohteena on koko yritys, saattaa olla tarpeellista laatia myös tasebudjetti. Taseen budjetointi on kuitenkin huomattavasti harvinaisempaa, joten keskityn tekstissäni tulosbudjettiin.
Tulosbudjetin pohjalla on kirjanpidon tuloslaskelma. Siinä meillä näkyy, paljonko toiminta on tähän mennessä tuottanut, paljonko siitä on jäänyt käteen menojen jälkeen ja mitä kaikkia menoja meillä tähän tuloon kohdistuu. Budjetti on helppo laatia tuloslaskelman viereen arvioiden kaikkien tulojen ja kulujen määriä tuloslaskelman tileittäin. Silloinkin kun meillä ei ole vielä yhtään tuloslaskelmaa budjetoinnin pohjaksi, kannattaa budjetti laatia tuloslaskelman muotoon. Näin budjetin toteutumista voi helposti tarkkailla tulevien tuloslaskelmien rinnalla.
Miten pitkälle tulevaisuuteen budjetti laaditaan?
Tavallisimmin budjetti laaditaan vain seuraavalle tilikaudelle, mutta mikään ei estä katsomasta myös pidemmälle. Erityisesti isoja investointeja suunniteltaessa kannattaa budjetti laatia useammalle vuodelle yhden vuoden sijasta. Usein investoinnit eivät tuota heti hankintavuotenaan, mutta pidemmällä aikavälillä alkaa syntyä tulosta. Budjetoinnissa on hyvä muistaa pari nyrkkisääntöä:
- Kannattaa olla mieluummin suunnilleen oikeassa kuin tarkalleen väärässä.
- Mitä pidemmälle ajanjaksolle budjettia laaditaan, sitä epätarkempia ovat niin budjetin luvut kuin budjetoidun toimen toteutuminenkin juuri budjetin mukaisella tavalla.
Koska budjetointi on tulevaisuuden ennustamista, se harvoin toteutuu juuri sellaisenaan ja siksi toteuman ja budjetin välille syntyy eroja. Pienet erot eivät haittaa, mutta jos erot alkavat olla suuria, on viisainta ottaa homma uusiksi ja päivittää budjetti vastaamaan paremmin todellisuutta. Jotta budjettierot havaitaan ajoissa, niin että toiminnan muuttaminen on vielä mahdollista, kannattaa laadittua budjettia aktiivisesti vertailla toteutuneeseen tuloslaskelmaan.
Miksi kannattaa ylipäätään budjetoida mitään?
Sanonta “hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” kiteyttää hyvin kaikenlaisen suunnitelmallisuuden hyödyt niin talousasioissa kuin muillakin elämän osa-alueilla. Ilman mitään suunnitelmaa taloudesta, eli ilman budjettia, on vaikea onnistua ja saada yritys kannattamaan halutulla tavalla. Suosittelen siksi kaikkia yrittäjiä ottamaan budjetoinnin mukaan yritystoiminnan kehittämisen tueksi.
Kirjoittaja: Marianna Pere, Taloushallinnon asiantuntija