Mitä tositteita kirjanpitoon tarvitaan?
Olet lähettänyt kirjanpitäjälle kasan kaikenlaisia lippusia ja lappusia, mutta sen jälkeenkin hän ottaa yhteyttä ja tarvitsee vielä jotain. Mitä vielä? Kokosimme alle muistilistan, josta näet nopeasti, mitä lappusia ja lippusia eli tositteita kirjanpitäjä tarvitsee pysyäkseen tyytyväisenä:
TILIOTE. Tiliote yrityksen tililtä/tileiltä kokonaisuudessaan kuukauden ajalta. Katso esimerkki tiliotteesta.
TOSITTEET. Tiliotteella olevista tapahtumista, niin tuloista(+) kuin menoista(-), tarvitaan aina joku lappu (lasku/kuitti) kirjanpitäjälle. Lukuun ottamatta pankin palvelumaksuja tai yksityisottoja/yksityisiä ostoja.
LASKUT. Laskuista kirjanpitäjä haluaa kaikki sivut. Laskussa (osto/myynti) tulee näkyä seuraavat merkinnät:
- Laskun antamispäivä
- Juokseva tunniste
- Myyjän arvonlisäverotunniste
- Ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa tai kun on kyse tavaroiden yhteisömyynnistä
- Myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- Tavaroiden määrä ja laji sekä palvelujen laajuus ja laji
- Tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- Veron peruste verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
- Verokanta
- Suoritettavan veron määrä
- Ostajan laatimaan laskuun merkintä ”itselaskutus”
- Muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun
- Lisäksi mahdollisesti seuraavat merkinnät, jos ne koskettavat liiketoimintaasi: verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste, tiedot uusista kuljetusvälineistä, maininta käytettyjen tavaroiden sekä taide-, antiikki- ja keräilyesineiden tai matkatoimistojen marginaaliverotusmenettelystä, merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä.
- Katso esimerkki laskusta ja lue lisää laskua koskevista vaatimuksista täältä.
MYYNTIRAPORTIT/-KOONNIT. Jos käytössäsi on maksupääte tai verkkokauppa, toimita näistä myyntiraportit kuukausittain. Myyntiraportissa tulee näkyä ALV eriteltynä.
KUITIT. Kuitit kuvataan puhelimen eTositteella niin, että koko tosite näkyy joko yhdessä tai useassa kuvassa. Tärkeää on huomioida, että teksti on luettavaa ja kuitilta näkyy ALV eriteltynä, ostopaikka, ostopäivä ja ostettu tuote/palvelu. Samalla kuitilla saa olla myös yksityisiä ostoksia, kunhan eTositteen summa rivillä on vain yrityksen osuus kuitista ja lisätiedoissa tarvittaessa lukee, mitkä ostokset ovat yrityksen ja mitkä omia. Katso esimerkki kuitista ja eTosite-merkinnöistä.
OSTOLASKUT JA -KUITIT. Edellä listattujen merkintöjen lisäksi, kirjanpitäjä haluaa aina tietää, miksi olet ostanut jonkin tuotteen/palvelun. Mihin käytät tuotetta/palvelua yrityksesi toiminnassa? Kirjoita lisätietoja, mihin ostamiasi tuotteita/palveluja käytetään yrityksesi toiminnassa. Huom. Jos käteiskuittia tai ostolaskua ei ole toimitettu kirjanpitoon, sitä ei saa vähennyksiin, vaikka se näkyisi tiliotteella tapahtumana. Silloin sitä ei kirjata yrityksen menoksi. Sama surkea kohtalo on myös kaikilla niillä puutteellisilla laskuilla ja kuiteilla, joista puuttuu tarvittavia tietoja tai sivuja.
PANKIN KUITTI. Jos olet maksanut laskun sellaiselta tililtä, joka ei ole kirjanpidossa, kirjanpitäjä tarvitsee pankin kuitin maksutapahtumasta tai vaihtoehtoisesti kyseisen tilin tiliotteen. Katso esimerkki pankin kuitista.
LUOTTOKORTTI-/PERINTÄ-/HYVITYSLASKUT. Luottokortti-, perintä- ja hyvityslaskujen liitteenä kirjanpitäjä haluaa aina alkuperäisen laskun, joka koskee kyseistä tapahtumaa.
Nyrkkisääntö: Jos et ole varma, lähettääkö jotain vai ei, lähetä se joka tapauksessa. Kirjanpitäjä katsoo, mitä tarvitsee ja mitä ei. Muista myös kysyä neuvoa, me autamme!
Kirjoittaja: Marianna Pere, Taloushallinnon asiantuntija
Lue myös:
Sähköisen taloushallinnon hyödyt
Sähköisen osto- ja myyntilaskutuksen hyödyt
Sähköisen palkanlaskennan hyödyt